El flujo de caja del restaurante

Como si todo hubiera sido un espejismo, ya casi ha pasado un año desde que la pandemia del COVID se desparramó por todo el mundo. Ya no hay ninguna área geográfica, ni sector económico que no haya sido afectado por la pandemia. Ahora, con la aparición de la vacuna ya solo nos queda pensar en la recuperación. Muchos restaurantes se quedarán por el camino, aunque se hace difícil saberlo porque en este país (que nos jactamos de ser una potencia turística) los datos de la restauración independiente (la que no está organizada en grandes grupos o cadenas) es prácticamente nula, no tenemos información detallada fiable.

Con el objetivo puesto en esa recuperación, desde el INSTITUTO SUPERIOR DE GESTIÓN Y GASTRONOMÍA iniciamos una serie de artículos dirigidos a crear herramientas prácticas de aplicación inmediata a nuestros restaurantes. Pensamos que estos próximos meses van a ser críticos en la recuperación de los pequeños restaurantes, y por ello deberemos concentrarnos en gestionar de la forma más eficiente posible el dinero que entre en la caja.

La primera herramienta que planteamos es la del CONTROL SEMANAL DEL FLUJO DE CAJA DEL RESTAURANTE.

¿Por qué semanal?

Porque necesitamos saber la evolución de cada semana operativa del negocio. Ya no sirve la revisión mensual, ya que al hacerlo mensualmente es como si mirásemos a un retrovisor. Esto es lo que hace nuestro gestor, y cuando nos envía la información financiera ya no tenemos tiempo de reacción. En cambio, semanalmente podemos controlar la situación de caja para tomar medidas al respecto.

Objetivo: Tener un férreo control de las entradas y salidas de caja. Todo el flujo de caja del restaurante es fruto de un esfuerzo de venta, y todo lo que sale debe minimizarse en la medida en que no afecte a la calidad del negocio, pero que nos permita mantener un restaurante rentable.

¿Qué información debemos controlar?:

• Lo que tenemos en la caja al abrir el restaurante. Dinero inicial en caja, que es la cantidad de euros que arrastramos de las semanas anteriores.
• Las entradas de caja, que son fruto de los ingresos, pagos con tarjeta, etc.
• Las salidas de caja: generadas por el coste de los productos vendidos (comida, bebidas…), los gastos de personal, otros gastos derivados de la gestión diaria del negocio, y los pagos a proveedores.

¿Cómo funciona la herramienta?

Hemos creado una hoja de cálculo adaptable a cualquier negocio, y que se puede descargar al pie del artículo. Está configurada para que, solo con rellenar los cuadros de color blanco semanalmente, obtener el saldo de caja semanal y de esta forma ver la evolución de los ingresos y pagos que tenemos que asumir.

El periodo de control lo hemos estipulado en 16 semanas, cuatro meses, pero puede ajustarse a la dimensión temporal que queremos.

¿De dónde sacar la información para rellenar el cuadro de flujo de caja?

Pues básicamente necesitamos los cierres de caja diarios de toda la semana, los costes de materia prima generados por las ventas, el IVA generado, el dinero que a veces sacamos de la caja para uso propio, los pagos que vamos haciendo a proveedores, etc. y aquellos pagos que a veces se generan una vez al mes (como el alquiler, la electricidad.)

¿Qué beneficios obtendremos?

Desde mi punto de vista, el beneficio más importante de llevar un control del flujo de caja semanal del restaurante será el saber dónde se va el dinero que ingresamos por las ventas, si sabemos dónde va podemos controlarlo mejor. Muchas veces escucho la misma tontería: “Se necesita mucho tiempo, o alguien para llevar un control de los números tan detallado, y al final del mes si hay dinero en la caja quiere decir que todo va bien”. ¿Si no invertimos el tiempo en mejorar nuestro negocio, entonces en qué lo invertimos? ¿Cuánto dinero hemos dejado de ganar por la falta de control o porque no nos gusta enfangarnos con los números? Es que es tan aburrido… es más divertido cocinar.

Otro beneficio será el del control del IVA soportado y repercutido, cuantas veces nos hemos quedado sin dinero por no gestionar el IVA trimestral de forma adecuada. Otro motivo para gestionar adecuadamente el flujo de caja del restaurante.

En las próximas semanas iremos publicando más herramientas, siempre con el objetivo de ayudar a los pequeños empresarios a optimizar los resultados del negocio.

Finalmente, y cambiando de tema radicalmente, este fin de semana la borrasca Filomena ha barrido medio país dejando un montón de nieve en lugares que hace tiempo que no la veían. Como un dice el dicho: Año de nieves. año de bienes. Esperemos que esto se cumpla para nuestro maltrecho sector. Aunque si no dedicamos tiempo a “gestionar”, los bienes no vendrán solos…

Animo a todos y buena suerte.

Lluis Codó

Director HORECA SOLUTIONS

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